Cum functioneaza un ERP

In esenta, elementul de baza al tuturor sistemelor ERP il reprezinta o baza de date comuna care sustine functii multiple realizate de diferite departamente ale afacerii. In mod practic, asta inseamna ca angajatii tai cu atributii diferite – spre exemplu, contabilitate si vanzari – se pot baza pe aceleasi informatii pentru nevoile lor specifice. Astfel, ERP poate eficientiza munca salariatilor tai si le poate oferi posibilitatea de a lua mai rapid deciziile prin interconectarea compartimentelor din cadrul afacerii tale. De asemenea, un astfel de software ajuta la eliminarea etapelor si proceselor redundante, reducand semnificativ costurile afacerii.
In plus, software-ul ERP confera un grad inalt de automatizare si de sincronizare a raportarilor. In loc sa fie nevoie ca angajatii tai sa se ocupe de baze de date si foi de calcul separate care mai apoi trebuie imbinate pentru a genera raportarile, un sistem ERP permite personalului sa extraga informatii si rapoarte dintr-un singur sistem integrat. Spre exemplu, daca fiecare comanda de vanzari ar ajunge automat in sistemul financiar fara nici o procesare manuala, responsabilii cu managementul comenzilor le-ar putea prelucra cu o mai mare rapiditate si acuratete, iar personalul financiar-contabil la companiei tale ar putea preda situatiile financiare mai repede.

Functiile unui ERP

In mod concret, un sistem ERP indeplineste urmatoarele functii in administrarea unei intreprinderi:

• ofera in timp real o imagine globala a datelor, permitand organizatiilor sa faca fata in mod proactiv provocarilor si oportunitatilor; pentru a putea beneficia de toate avantajele ERP, acest sistem ar trebui sa fie complet integrat in toate aspectele afacerii tale: relatia cu clientii, planificarea, productia si distributia
• imbunatateste conformitatea financiara cu standardele regulatorii si reduce riscurile
• automatizeaza procesele de baza ale afacerii (comenzi, aprovizionare, plati, etc.); prin automatizarea proceselor de business, ERP le face mai eficiente, mai rapide si cu un risc mai redus de eroare. De asemenea, utilizarea sistemului scuteste angajatii tai de sarcini solicitante precum analiza de date
• perfectioneaza serviciul cu clientii prin oferirea unei baze de facturare si de inregistrare a istoricului relatiei cu acestia
• protejeaza datele esentiale ale afacerii prin stabilirea unor roluri bine definite si prin crearea unui acces securizat
• faciliteaza planificarea sarcinilor de lucru atat pe baza comenzilor existente, cat si in concordanta cu previziunile care se pot realiza
• transforma datele existente in informatii relevante pentru luarea deciziilor. Analizele din sistemul ERP ar putea permite crearea unor rapoarte financiare si de calitate, precum si realizarea de analize asupra performantei organizatiei pe care o administrezi sau conduci.

De ce sa utilizezi un soft ERP

Desi introducerea unui ERP devine necesara in etapele de expansiune ale afacerii, este evident ca un sistem ERP are potentialul de a imbunatati eficienta.

Vei sti ca ai nevoie de un ERP daca:

• ai deja mai multe tipuri de produse software pentru diferitele functii (contabilitate, vanzari, relatii cu clientii etc.) sau gestionarea informatiilor in fisiere tip Excel nu mai este eficienta;
• in ciuda volumului mare de informatii de care dispui, nu poti avea acces cu usurinta la ele – fie nu stii unde sunt localizate, fie este nevoie de procesarea lor;
• contabilitatea si managementul financiar al fimei tale vor ocupa din ce in ce mai mult timp si devin mai dificile;
• ai dificultati in gestionarea vanzarilor si clientilor, din cauza volumului ridicat de informatii care trebuie procesate rapid si gestionate simultan;
• sistemul IT pe care il detii nu iti mai satisface nevoile.