Whistleblowing
Unul dintre obiectivele cheie ale RBRO este reprezentat de promovarea unei culturi de conformitate care să permită angajaților RBRO să desfășoare activitatea într-un mediu de lucru sigur și corect din punct de vedere etic.
În vederea îndeplinirii acestui obiectiv, este impetuos necesar raportarea încălcărilor Codului de Conduită al RBRO sau a cadrului de reglementare intern (conform aspectelor care fac subiectul raportării).
Whisteblowing - acționăm responsabil
Implementarea unor măsuri de adresare a încălcărilor este esențială pentru securitatea și dezvoltarea organizației noastre și reprezintă o responsabilitate atât pentru angajații băncii, cât și pentru partenerii noștri de afaceri. În acest sens, RBRO pune la dispoziție un flux de raportare anonimă aferent încălcărilor cadrului de reglementare intern.
Ce este Whistleblowing?
Un canal anonim de comunicare a informațiilor sau a activităților care sunt considerate ilegale sau imorale în cadrul unei organizații și/sau care reprezintă încălcări ale cadrului intern de reglementare.
Ce încălcări pot fi sesizate?
Cu titlu de exemplu, următoarele încălcări ale prevederilor de conformitate și/sau alte reglementări interne pot fi raportate pe canalul whistleblowing:
- Mită și corupție;
- Suspiciuni de spălare de bani și încălcări ale regimului de sancțiuni financiare;
- Fraudă și furt;
- Conflicte de interese;
- Încălcări ale regimului legal privind furnizarea de servicii de investiții financiare sau suspiciuni de abuz de piață;
- Hărțuire la locul de muncă, intimidare, discriminare
- Nerespectarea datelor cu caracter personal;
- Alte încălcări ale codului de conduită;
- Activități din aria afacerilor sensibile, conform definiției din procedurile interne relevante (de exemplu jocuri de noroc, energie nucleară și domeniul militar).
Cine poate raporta?
Următoarele persoane pot fi considerate “eligibile” pentru a sesiza încălcări prin intermediul canalului anonim Whistleblowing:
- Angajați ai RBRO, precum și persoane ale căror raporturi de muncă cu RBRO nu au început încă (de ex. candidați pe pozițiile scoase la concurs în cadrul RBRO);
- Contractori, consultanți, furnizori, parteneri de afaceri (denumiți generic „parteneri de afaceri”) ai RBRO.
- Domeniul de aplicare include și foști angajați sau foști parteneri de afaceri ai băncii.
Toate persoanele eligibile sunt obligate să cunoască și să respecte Codul de conduită al Grupului RBI precum și valorile corporative aferente.
Important: Vă rugăm să nu utilizați fluxul de raportare Whistleblowing pentru reclamațiile standard ale clienților, în acest scop banca pune la dispoziția clienților un canal distinct: Contactează-ne
Cum puteți raporta
- Intern (local) aici, sau scanați codul QR. Vă rugăm să furnizați: o descriere clară și concisă a faptei, contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată (dacă este cunoscută), precum și, după caz, probele în susținerea raportării: copii ale oricăror documente relevante, obținute în mod legal, cum ar fi e-mailuri, înregistrări telefonice, mesaje text, jurnale de activitate, note de ședință, fotografii, scrisori sau scanări legate de raportul dumneavoastră; (dacă este cazul) liste cu numele și numerele de telefon ale altor potențiali martori care vă pot susține declarația.
- Extern: Avertizori în interes public – Agenția Națională de Integritate
Cum gestionează banca sesizările primite?
Păstrăm fluxul de investigare cât mai simplu posibil. În funcție de tipul de sesizare recepționată, unul dintre membrii echipei dedicate va revizui raportarea ta în termen de maximum 72 de ore de la data primirii acesteia.
Durata investigației depinde de complexitatea cazului sesizat. Pe parcursul investigației/verificărilor, poți oricând să comunici cu Ofițerul de Investigații Antifraudă și Anticorupție prin intermediul aceluiași canal prin care ai făcut sesizarea și/sau telefonic.
În cadrul procesului de administrare și investigare a sesizărilor primite, Departamentul Investigații Antifraudă, Anticorupție și Servicii Financiare aplică următoarele principii de acțiune:
Denunțătorii sunt informați cu privire la stadiul investigației precum și la rezultatul acesteia în timp util. Informații privind rezultatul verificărilor pot fi dezvăluite persoanei în cauză la un moment oportun în timpul investigației. Informarea nu afectează confidențialitatea și anonimatul denunțătorului sau a persoanei vizate.
Fiecare parte implicată (de exemplu denunțătorul, dar și persoana în cauză) are dreptul să explice și să aducă dovezi relevante pentru a-și susține punctul de vedere.
Toate informațiile primite și dezvăluite de către denunțător sunt tratate cu maximă confidențialitate și sunt accesibile numai unui cerc predefinit de angajați. Identitatea denunțătorului, precum și informațiile care pot conduce la identificarea denunțătorului nu sunt dezvăluite.
RBRO are toleranță zero față de orice fel de repercusiuni îndreptate atât asupra persoanei care face o sesizare, cât și a celor care pot avea cunoștință de aspectele sesizate în mod indirect (de ex. colegi, rude etc).
Whistleblowing este o formă de feedback. Permite RBRO să detecteze comportamente inadecvate și dăunătoare și oferă șansa de a evita tipare sau evoluții similare în viitor. Sesizările sunt o oportunitate pentru îmbunătățiri.
Reguli de raportare
Cu toții trebuie să asigurăm acțiuni prompte și consecvente împotriva încălcărilor Codului nostru de conduită. Cu toate acestea, în unele situații este dificil de știut dacă a avut loc o încălcare. Este important de avut în vedere următoarele:
Pentru a ajunge la soluția corectă trebuie să fim cât mai complet informați posibil.
Ce anume mi se cere să fac? Vi se pare neetic sau impropriu? Acest lucru vă va permite să vă concentrați asupra întrebării specifice cu care vă confruntați și a alternativelor pe care le aveți. Folosiți-vă judecata și bunul simț: dacă ceva pare neetic sau nepotrivit, probabil că este. Dacă aveți îndoieli, puteți, desigur, să discutați problema cu managerul dvs., dacă vă simțiți confortabil. În multe cazuri, el sau ea va fi mai informat despre problemă și va aprecia să fie implicat în procesul de luare a deciziilor.
În majoritatea situațiilor, există o responsabilitate comună. Colegii tăi sunt informați? Poate ajuta să-i implicați pe alții și să discutați problema.
Puteți raporta încălcări etice în mod confidențial și fără teamă de represalii. Dacă situația dvs. impune ca identitatea dvs. să fie păstrată secretă, anonimatul dvs. va fi protejat. Conducerea băncii nu permite represalii de nici un fel împotriva părții care a raportat potențiale încălcări etice cu bună-credință.
Dacă nu sunteți sigur ce să faceți în orice situație, vă rugăm să solicitați îndrumări pe canalele oficiale de comunicare - suntem bucuroși să vă ajutăm!